Reclutamiento y Selección de Personal: Guía definitiva

Los procesos de reclutamiento y selección de personal se están transformando gracias a las Metodologías Ágiles, la automatización y la Inteligencia Artificial.

Esto se debe a la necesidad de las empresas de optimizar la precisión y eficacia de los perfiles profesionales que seleccionan para ocupar cada vacante, mientras reducen el consumo de recursos tales como tiempo, esfuerzo y dinero.

Tipos de reclutamiento

El proceso de reclutamiento y selección de personal puede ser interno o externo.

Interno: cuando se posee una plantilla de colaboradores altamente calificados para la vacante requerida dentro de la propia empresa.

Externo: cuando se realiza una búsqueda de candidatos usando una fuente externa, tales como Savuuru Empresas, otros portales de bolsa de empleo, redes sociales, ferias de trabajo, agencias de reclutamiento, campañas de publicidad, entre otras.

Existen metodologías y estándares internacionales como la ISO 30405: 2016, la cual está enfocada a la Gestión Eficiente de los procesos de Recursos Humanos, entre los cuales destaca una serie de directrices, estrategias y recomendaciones para garantizar procesos de reclutamiento efectivos.

De acuerdo a este estándar internacional, el proceso de reclutamiento y selección de personal debe ejecutarse principalmente en 4 fases.

Fases de un proceso de reclutamiento y selección de personal

Planificación y preparación: es la etapa inicial que tiene un papel muy importante para definir la estrategia que seguirá el proceso de reclutamiento y selección de personal.
Gestión y Ejecución del proceso de reclutamiento: es la etapa más importante en la cual el objetivo es atraer potenciales candidatos y utilizar una serie de mecanismos y estrategias para entre ellos elegir a los mejores o a los que se adapten mejor a los requerimientos, características y necesidades de la vacante a la que se postularon. En esta fase opera nuestro Software de Savuuru para ayudarte a automatizar y optimizar el proceso mediante Inteligencia Artificial. Puedes probar Savuuru gratis aquí.
Onboarding: es la etapa posterior a la selección de tus candidatos, la cual tiene como objetivo lograr un nivel de integración óptimo del nuevo colaborador dentro de la organización, para incrementar el nivel de retención y reducir las tasas de rotación, entre otros beneficios.
Evaluación y Mejora continua: es la etapa final, en la cual el objetivo es analizar la eficacia de todo el proceso de reclutamiento y selección de principio a fin y utilizar los datos obtenidos para determinar puntos de mejora y ajustes para los futuros procesos.

Planificación y preparación de un proceso de reclutamiento

Esta es la primera fase y es la base para que tus resultados sean óptimos. Se conforma de varios subprocesos:

Identificación de las Necesidades: antes de publicar una vacante, es importante entender para qué se necesita dicha vacante, cuál es su propósito, objetivo, rol y sus funciones dentro de la empresa o área en la que se requiere.
Definición del Perfil: una vez que entiendes cuál es la necesidad, el rol y las funciones del cargo relacionado a la vacante, el siguiente paso es identificar las competencias duras y blandas que requiere un profesional para tener un desempeño óptimo dentro del cargo. Nuestro Software de Savuuru posee una funcionalidad para ayudar a los reclutadores a identificar estas competencias y construir el perfil profesional requerido para una vacante en específico. Puedes probar Savuuru gratis haciendo clic aquí.
Definición de las políticas de reclutamiento: este paso es importante para elaborar un marco que asegure un proceso ágil, transparente, justo y no discriminatorio para todos los candidatos que se postulen a tu vacante. Esto debe estar alineado con los valores de la organización, pero también con las normativas y reglamentos en tu país.
Definición de métricas: este subproceso es clave para la etapa final de validación y mejora continua. Antes de iniciar la atracción de candidatos para tu vacante y comenzar a evaluarlos, es importante que definas tus KPI (Key Performance Indicators) y tus OKR (Objectives and Key Results) en tu proceso de reclutamiento. Estas métricas te darán un mecanismo cuantitativo de verificar: si tus procesos se ejecutaron correctamente dentro de los parámetros establecidos y si se cumplieron o no los objetivos y resultados clave.

Gestión y Ejecución del proceso de reclutamiento

Como mencionamos anteriormente en este artículo. La agilidad es importante porque les permite a las empresas lograr mejores resultados en menos tiempos y con menos consumo de dinero.

Así que antes de iniciar esta fase, es importante haber completado exitosamente la fase anterior y para ello es importante ser rápidos y eficaces. Al tener nuestra planificación completa, estamos listos para iniciar la segunda fase, la cual a su vez se conforma de los siguientes subprocesos:

Atracción y Captación de Candidatos: este proceso consiste en utilizar herramientas, plataformas o mecanismos para atraer a candidatos para tu vacante y registrar su postulación a la vez que obtienes su curriculum vitae y sus datos de contacto. A diferencia de otras plataformas, para nosotros vale más la calidad de los candidatos que la cantidad. En Savuuru encontrarás una plataforma en la que puedes publicar tus vacantes y llegar automáticamente a cientos de profesionales calificados. Desde el punto de vista de la eficacia, valen más 20 candidatos con las competencias, valores, conocimientos, actitud y experiencia afines a tu vacante que tener 1000 postulaciones de perfiles incorrectos que no cumplen las competencias y los requisitos de tu vacante. Desperdiciarías mucho tiempo, esfuerzo y dinero.
Preselección: consiste en utilizar mecanismos para filtrar las postulaciones recibidas con el objetivo de enfocar los esfuerzos exclusivamente en los candidatos que tienen la mayor probabilidad de alineación con las competencias, valores y demás requisitos de tu vacante. Anteriormente esto se hacía de forma muy manual. Pero en el caso de la Plataforma de Savuuru, cuando un candidato se postula, automáticamente el software analiza su curriculum en tiempo real y le asigna una puntuación de afinidad con relación a tu vacante. De esta manera, podrás ver una lista de candidatos con currículos ya previamente analizados mediante Inteligencia Artificial.
Evaluación: consiste en aplicar una serie de pruebas a tus candidatos preseleccionados para medir su nivel de conocimiento, experiencia, respuestas frente a ciertas situaciones, eventos o contextos, así como también evaluar aspectos psicológicos y cognitivos. En Savuuru puedes crear todo tipo de pruebas técnicas, pruebas psicométricas y ejercicios de simulación.
Entrevista y selección: de los candidatos que hayan obtenido resultados sobresalientes o satisfactorios en tus evaluaciones previas, ahora procederemos a una conversación formal con cada candidato para evaluar si las habilidades, experiencia, personalidad y expectativas de este último se ajustan efectivamente a los requisitos del puesto y la cultura de la empresa. Es importante estandarizar este subproceso también para evitar introducir sesgos personales o discriminatorios que puedan afectar negativamente a un candidato que de otro modo podría tener mucho potencial para la vacante.

Cómo se ejecuta el Onboarding en un proceso de reclutamiento y selección

El Onboarding se trata de una serie de actividades y programas diseñados para que el nuevo colaborador se sienta bienvenido, comprenda su rol y se adapte rápidamente a su nuevo entorno de trabajo.

Dentro de las etapas de la Fase de Onboarding tenemos los siguientes:

Pre-onboarding: es la que inicia luego de que el nuevo colaborador acepta la propuesta laboral. Incluye el envío de toda la documentación necesaria, la agenda para su primer día y todo lo que necesite para su incorporación.
Primer día: este es muy importante y es la oportunidad perfecta para presentar al nuevo colaborador frente a los miembros del equipo de trabajo, sus líderes o jefes directos dentro de la organización.
Primera semana: se hace seguimiento al colaborador y se le proporciona formación y entrenamiento en cuanto a los procesos internos, uso de herramientas y sistemas. Una opción consiste en asignar a un colaborador con mayor conocimiento o experiencia dentro de la organización en calidad de mentor para que sirva de guía al nuevo empleado.
Seguimiento continuo: es una buena práctica brindar acompañamiento durante los primeros meses para ayudar al nuevo colaborador a resolver dudas, ofrecer feedback y asegurarse de que se adapte de manera adecuada a su nuevo rol y al equipo de trabajo.

Evaluación y Mejora continua de Procesos de Reclutamiento y Selección

Una vez completadas todas las etapas del proceso, volvemos a nuestros KPIs y OKRs definidos durante la primera fase y analizamos con todos los datos obtenidos durante el proceso: qué tan eficiente fue, si se obtuvieron los resultados esperados o no y en cuánto tiempo lo logramos.

Para esta fase vale la pena tomar en cuenta para el análisis las siguientes métricas:

Tiempo promedio de duración del proceso completo de principio a fin.
Nivel de eficacia en las fuentes y plataformas utilizadas para la adquisición de candidatos a las vacantes.
Costo total del proceso de reclutamiento y selección.
ROI obtenido en el proceso de reclutamiento y selección.
Tasa Promedio de vacantes aperturadas al mes vs Tasa Promedio de vacantes llenas.
Porcentaje promedio de acoplamiento de nuevos empleados a las vacantes ofertadas.
Porcentaje Promedio de Satisfacción del Empleado luego de su primer mes en la organización.

En general, estas son algunas de las métricas más importantes que puedes medir. Sin embargo, no existe una regla absoluta o escrita sobre cuáles métricas deberías o no utilizar. Recuerda que puedes diseñar tus propias métricas con base a tu propio contexto y las necesidades de tu organización.